trabajo final de organizacion y metodos

Caribbean International University
Centro Internacional De Educación Continua (CIDEC






Cátedra: Organización y Métodos
Prof.: Alejandro Margione

Participantes:
Cira Antonieta Timudo
Kidey Chinchilla
Lolymar Osorio
José Ignacio Herrera
Roxana Romero
Iris Moncada

Caracas, Junio 2009

INTRODUCCION

El presente trabajo tiene por finalidad de presentarles un breve esquema sobre una de las unidades importante dentro de toda organización, la cual permite el mejoramiento de los procesos como es Organización y Métodos.
En las empresas existen dos puntos que marcan el éxito o hacia el fracaso. Ellos son su Organización y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente. Para llevarlo a la práctica se han desarrollado técnicas que, por su especialidad, especificidad y complejidad requieren el aporte de especialistas. Existe una técnica que se orienta a optimizar la efectividad y eficiencia de los servicios administrativos de una organización y ella es la de Organización y Métodos.
Organización y Métodos, es el área de la empresa que se encarga de realizar los análisis de los problemas estructurales y los procedimientos de la empresa a fin de optimizar la infraestructura administrativa para el logro de los objetivos pre-establecidos.
Del análisis de los objetivos, la estructura, los procedimientos y las herramientas tecnológicas disponibles, surgirá una propuesta a fin de optimizar la eficacia y eficiencia del sistema jerárquico e informativo de la empresa, entendiendo como: Eficacia: el grado de alcance de los objetivos y la Eficiencia: la cantidad de recursos para el logro de los mismos y a su relación con estos. El alcance de los estudios de Organización y Métodos comprende desde los cambios estructurales de la organización, hasta las menores modificaciones introducidas en los métodos de trabajo de una pequeña unidad administrativa, va desde la simplificación de trámites hasta la reforma total de la organización.
Esperamos que el presente trabajo llene las expectativas del profesor que dicta la cátedra.
LA ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

La creación de las unidades de Organización y Métodos se vincula, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente el trabajo y al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.
Funciones
El funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varía de acuerdo con el tipo de organización, dentro de la que se ubica y con las técnicas a ser utilizadas para lograr sus objetivos, como son el análisis, el diagnostico y el diseño organizacional.
"Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración" y se pueden destacar de la siguiente manera:
Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esto significa analizar la estructura y procedimientos de la organización y proponer mejoras con el fin de obtener la mayor eficiencia de los procesos.
Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia.
Brindar asesorias a la áreas que lo requieran e implementar mejores sistemas de trabajo y capacitando al personal para el desarrollo del mismo.
Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración que se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean aplicadas.
Hacer un estudio de todas las actividades realizadas en la organización, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos.
Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la organización en cada una de sus divisiones.
Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.
"Respecto con las funciones que deben desempeñar los sistemas de Organización y Métodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo"

1ª Fase de desarrollo
(inicial)
2ª Fase de desarrollo
(intermedia)
3ª Fase de desarrollo
(consolidación)
Análisis de estructuras y funciones
Teoría de sistemas
Teoría cuantitativa
Distribución del trabajo
Desarrollo Organizacional
Ingeniería de sistemas
Elaboración de organigramas
Administración por proyectos
Informática
Diagramas de flujo
Administración estratégica
Modelos de simulación
Análisis y descripción de puestos de trabajo






Se dividen en estas fases ya que va desarrollándose mediante la dependencia, el mejoramiento, el comportamiento del personal y los sistemas de la organización.
a. Fase de Desarrollo (Inicio):
Pueden utilizarse criterios y técnicas administrativas aportadas por la teoría de la organización clásica, para el estudio de la estructura, Elaborando organigramas y cuadros de flujo de trabajo.
b. Fase de Desarrollo (Intermedia):
En este nivel de actividad recurren las técnicas más avanzadas y complicadas para el desarrollo del comportamiento y la teoría moderna de la organización.
c. Fase de Desarrollo (Consolidación):
Es la fase donde se hace más avanzado el desarrollo, utilizando la tecnología y las teorías para el mantenimiento de las propuestas establecidas.
















CAMPO DE TRABAJO Y CARACTERÍSTICAS DE PERSONAL

En las Organizaciones existen lineamientos fundamentales que marcan la ruta al éxito o hacia el fracaso. Es aquella que permite a los órganos administrativos cumplir con sus acciones sustantivas y que agrupa las tareas de programación, presupuestos, información, administración de recursos humanos y materiales y control. El modelo administrativo de Fayol se basa en tres aspectos fundamentales: la división del trabajo, la aplicación de un proceso administrativo y la formulación de los criterios técnicos que deben orientar la función administrativa.

Para Fayol, la función administrativa tiene por objeto solamente al cuerpo social: mientras que las otras funciones inciden sobre la materia prima y las máquinas, la función administrativa sólo obra sobre el personal de la empresa.Fayol resumió el resultado de sus investigaciones en una serie de principios que toda empresa debía aplicar: la división del trabajo, la disciplina, la autoridad, la unidad y jerarquía del mando, la centralización, la justa remuneración, la estabilidad del personal, el trabajo en equipo, la iniciativa, el interés general, etc.

Se puede ubicar el sistema de Organización y Métodos a nivel lineal, dependiendo de un órgano de línea pero con autoridad funcional sobre las unidades orgánicas de la dependencia para el caso específico y especial del apoyo administrativo en Organización y Métodos.

Puedes ser una dirección general, departamento y oficina, con funciones de apoyo administrativo, auxiliadas por pequeñas unidades de diagnóstico y proyectos ubicados en las áreas que dada su importancia o dimensión las requiera.
En la Organización y los Procedimientos organizativos el Recurso Humano debe ser signo de Eficacia y Eficiencia.
Eficacia: es alcanzar el logro de los objetivos.

Eficiencia: es el volumen de recurso para el logro de los mismos, relacionados a estos.

En el campo de trabajo la estructura debe estar bien definida, con procedimientos administrativos normalizados y las tareas asignadas con responsabilidad. Con respecto a la asignación de tareas se desprende:

o El análisis y la determinación de las funciones.
o La descripción del cargo.
o El detalle de la red de interrelaciones del cargo.
o Fijar tareas para cada función asignada.
o La autoridad y responsabilidad requerida para la función y cuales son sus límites. Que perfil de requerimientos personales o técnicos para desempeñar la función.

El personal que labora en Organización y Métodos se conoce como analista, el cual se encarga de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a los problemas, también asesora en la implantación de las modificaciones que se proponen, es un técnico o profesional que requiere conocimientos los cuales se agrupan en dos tipos:

Conocimientos Teóricos: son los referentes a la teoría de la administración y de la organización, de sistemas y metodología de la investigación.
Conocimientos Técnicos: son lo que principalmente realizan diagnósticos administrativos y el diseño organizacional, análisis y elaboración de organigramas, diagramas de flujo y distribución del espacio.


Características del Personal

El analista debe tener la capacidad de análisis, de expresarte con claridad, saber redactar y presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.

La remuneración al personal: el precio por los servicios prestados debe ser equitativo y satisfacer a ambas partes. Depende de las circunstancias externas del ambiente, del valor de los agentes y del modo de retribución adoptado.
Los modos utilizados son: el jornal, por tarea, por pieza.Así el pago por tiempo no reconoce el avance del trabajo, el pago por pieza desconoce la calidad, el pago por trabajo suele ser difícil en tareas grupales.
La Centralización: las sensaciones convergen hacia el cerebro que dirige y establece las órdenes para todas las partes del organismo. Se trata de establecerla pero con el límite favorable a la empresa.
La Jerarquía o cadena escalar: la vía jerárquica es la serie de jefes desde la autoridad superior hasta el nivel operativo. El planteo está vinculado con una línea de mando y es malo que el funcionario se desvíe de ella, salvo que: se tenga autorización, se comunique lo acordado y que el superior lo comparta.
El Orden: un lugar para cada persona y cada persona en su lugar. En cuestión de materiales se trata de evita las pérdidas de materiales y de tiempo. En cuestión de orden social implica el hombre adecuado para la tarea adecuada.
La Equidad: significa una mezcal de lealtad , justicia y benevolencia. Muchas veces el jefe debe llenar los vacíos que los convenios y reglas dejan.

La estabilidad del personal: en general en las empresas prósperas el personal es estable. Un jefe de alta categoría es muy caro. La gerencia debe lograr establecer sistemas que retengan al personal.
La Iniciativa: es la capacidad de concebir y ejecutar cosas. Requiere mucho tacto incentivar la iniciativa en el marco del respeto a la autoridad y disciplina. La descentralización de autoridad facilita la iniciativa.
El espíritu de equipo: se debe evitar dividir al personal y abusar de las comunicaciones escritas. Las comunicaciones verbales aseguran armonía, claridad y rapidez.

El Perfil del administrador: el buen administrador debe tener ciertas cualidades en las que se destacan: cualidades físicas, salud, destreza; cualidades intelectuales, comprender, aprender, discernir; cualidades morales, energía, firmeza, coraje, decisión, tacto, dignidad, cultura general, conocimientos varios.

La carencia de un programa general de Organización y Métodos en las dependencias públicas, la escasez de personal calificado, la resistencia al cambio.















CONCEPTOS DE VARIACIONES ESENCIALES DEL PROCESO DE ORGANIZACIÓN

La Administración Moderna.
Filosofía industrial de eliminación de todo desperdicio del proceso productivo. Incluyendo el proceso que va desde las compras hasta la distribución.
Se define también como una tendencia que busca la eficiencia en la organización a través de múltiples herramientas entre las que se encuentran:
Benchmarking
La cual permite comparar y medir los procesos y operaciones internos de la organización para de esta forma mejorar tanto en el servicio y productos en relación y de esta forma competir con las otras organizaciones lideres en el área. Las fases del Benchmarking según Spendolini, lo primero que se debe hacer es la selección de los clientes, las necesidades se que se van a cubrir. El siguiente paso es conformar el equipo y definir las funciones y comenzar la capacitación de los mismos. El tercer paso es recolecta de la información, personal u organización relacionada; definir los métodos para el análisis de la información entre los que pueden ser entrevistas, encuestas, publicaciones. Y por ultimo aplicarla.
Para obtener el éxito en el Benchmarking se debe considerar tener un equipo disciplinado, abierto ante nuevas ideas, adecuada coordinación de los esfuerzos del equipo, tener los objetivos específicos, el tiempo acorde con los objetivos planteados.
También se encuentra Calidad Total la cual permite la interacción de todos los trabajadores para obtener resultados satisfactorios ya que derriba las barreras entre Gerente y empleado. Y crea un mejor ambiente donde lo que existe es un equipo de trabajo en el cual hay un Líder.
Una de la claves para tener una Calidad Total, tener una buena atención al cliente tanto para el interno como para el externo, eficacia, participación creativa en los propósitos que se plantean. Liderar el proceso ejerciendo una comunicación efectiva, prevenir y anticipar las necesidades del cliente.
A diferencia del Coaching que es una formación individualizadas en la cual el proceso de orientación, entrenamiento se encuentra dirigido específicamente a directivos a los que la organización considera valiosos, sabe que las decisiones que tomara beneficiaran a la compañía, por lo que les da herramientas como conocer los puntos fuertes y las debilidades donde no solo se beneficie su equipo de trabajo sino la empresa también.
En cambio del Espíritu Emprendedor que se centra en iniciar una aventura empresarial donde se asume tanto los riesgos y triunfos de los asociados; es cuando el Líder busca la excelencia en su desempeño, la innovación en el campo de trabajo.
A diferencia del Coaching el Espíritu Emprendedor son aptitudes que desarrolla la persona sin que la organización de delimite pautas a seguir son personas que siempre buscaran las mejoraras constantemente para la empresa. Entre muchas otras pero todas con un objetivo en común el cual es eliminar las barreras existentes entre Gerente, Director y empleados. Y convertirlos en un Equipo de Trabajo donde el Líder realce las capacidades de su equipo y de esta forma obtenga un mejor desempeño.
Pero para llegar a ser un Espíritu Emprendedor deben ser personas que tienen una capacidad de liderazgo para trabajar con su equipo, son entusiastas, con convicción, creativos, buscan constante mente la mejora tiene visión del futuro, pasión por lo que están haciendo son ganadores.


PLANIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos.
Partiendo de esta definición es obvio que para cada institución o mejor dicho para la pequeña mediano y gran empresa u organización es importantísima la planificación como método organizacional ya que de esta depende los logros que queramos alcanzar sin importar a que plazo sea principalmente a la hora de tomar una decisión esencial en el proceso que se vallan cumpliendo las metas o logras previstos. De esto esta su importancia alrededor de la empresa cualquiera que fuera su fin.

Definición:
Stoner, 1996). "Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas"
(Ortiz, s/f). "Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organización hará para alcanzar sus objetivos" Murdick, 1994).

"Consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quién tiene que hacerlo, y cómo deberá hacerse". Se erige como puente entre el punto en que nos encontramos y aquel donde queremos ir.
Planificar es un proceso, es decir es una actividad continua y unitaria que no termina con la formulación de un plan determinado, sino que implica un reajuste permanente entre medios, actividades y fines y, sobre todo, de caminos y procedimientos a través de los cuales se pretende incidir sobre algunos aspectos de la realidad. La planificación es una actividad con una intencionalidad eminentemente práctica, Se planifica para la acción y no para otros objetivos.
Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con alguna metodología, plan ya preestablecido. Los planes establecen los objetivos de la organización y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos. Además los planes son la guía para que, la organización obtenga y aplique los medios para lograr los objetivos, los miembros de la organización desempeñen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca el comportamiento de los empleados sobre los objetivos que generan resultados y pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales.
Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organización, ayuda a tratar las situaciones de cambios en el entorno externo, entre otros aspectos. Por otro lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificación: los sucesos inesperados, la negativa psicológica a los cambios ya que ésta acelera el cambio y la inquietud, la existencia de insuficiente información, la falta de habilidad en la utilización de los distintos métodos de planificación, los elevados costos que implica, entre otros.
Desde un punto de vista más estrictamente técnico/operativo, este aspecto de la planificación puede definirse como la forma de establecer procedimientos para la organización de las relaciones entre medios y objetivos.
La planificación se clasifica en :
Estratégica: está diseñada para satisfacer las metas generales de la organización.
Operativa: define cómo se pueden aplicar los planes estratégicos en el quehacer diario.
Los planes estratégicos y los planes operativos están vinculados a la definición de la Misión de una organización, la meta general que justifica la existencia de una organización. Los planes estratégicos difieren de los planes operativos en cuanto a su horizonte de tiempo, alcance y grado de detalle.
En forma general se piensa que la Administración Estratégica consiste en cuatro pasos secuenciales continuos:
1. Formulación de la estrategia
2. Implantación de la estrategia
3. Medición de los resultados de la estrategia
4. Evaluación de la estrategia
Requiere de un Análisis de la realidad donde se manifiesta:
Fortalezas y debilidades, oportunidades y riesgos (amenazas) del desarrollo de una Organización.
Además incluye la formulación de planes, que definen:
Definición de Políticas, Objetivos, Metas y Estrategias del plan.
Incluyendo programas y presupuestos, para la asignación de Recursos Humanos, Materiales financieros y tecnológicos para el cumplimiento de los objetivos diseñados.
La previsión presupuestal garantiza la ejecución de planes, programas y presupuestos, cuyo fin es el cumplimiento de planes y responsabilidades asignadas a diferentes organizaciones.
Otra etapa es la evaluación de planes, programas y presupuestos, que consiste en la verificación del cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, y su impacto en la economía y la sociedad.
Por ultimo, la reformulación de planes, programas y presupuestos, que consiste en su modificación y ajuste por situaciones estructurales y coyunturales.

LA INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL


La investigación documental es la presentación de un escrito formal que sigue una metodología reconocida. Consiste primordialmente en la presentación selectiva de lo que expertos ya han dicho o escrito sobre un tema determinado. Además, puede presentar la posible conexión de ideas entre varios autores y las ideas del investigador. Su preparación requiere que éste reúna, interprete, evalúe y reporte datos e ideas en forma imparcial, honesta y clara.
La investigación documental se caracteriza por el empleo predominante de registros gráficos y sonoros como fuentes de información. Generalmente se le identifica con el manejo de mensajes registrados en la forma de manuscritos e impresos, por lo que se le asocia normalmente con la investigación archivística y bibliográfica.
El concepto de documento, sin embargo, es más amplio. Cubre, por ejemplo: micropelículas, microfichas, diapositivas, planos, discos, cintas y películas. Para ello existen dos (2) Tipos de Investigación Documental: Argumentativa (exploratoria); el cual representa que lo escrito trata de probar que algo es correcto o incorrecto, deseable o indeseable y que requiere solución. Discute consecuencias y soluciones alternas, y llega a una conclusión crítica después de evaluar los datos investigados. Una vez que el tema ha sido seleccionado, el siguiente paso básico es generar preguntas sobre el mismo que puedan guiar la recolección de información significativa al desarrollar la investigación.
Existe también el requisito de que el investigador tome partido o determine una postura personal sobre un asunto controvertido, que tratará de apoyar, o probar, con su escrito; y las de tipo Informativa (expositiva), en este caso el escrito es básicamente una panorámica acerca de la información relevante de diversas fuentes confiables sobre un tema específico, sin tratar de aprobar u objetar alguna idea o postura. Toda la información presentada se basa en lo que se ha encontrado en las fuentes.

La contribución del estudiante radica en analizar y seleccionar de esta información aquello que es relevante para su investigación. Por último, el estudiante necesita organizar la información para cubrir todo el tema, sintetizar las ideas y después presentarlas en un reporte final que, a la vez, sea fluido y esté claramente escrito.
Otras formas usuales de investigación son las tesis, que son escritos más extensos basados sobre todo en fuentes primarias y elaborados como requisito para obtener un título universitario de grado o de postgrado.
Para la reunión y evaluación de las fuentes, a continuación mencionaremos estas sugerencias que servirán como guía para el proceso de reunir y evaluar información.
El investigador puede hacer lo siguiente al iniciar la búsqueda: Consultar primero una obra general de referencia, como una enciclopedia impresa, en línea o en CD−ROM para obtener una visión amplia del tema, buscar en los catálogos para encontrar libros, material en multimedios y bancos de información en línea, sobre el tema.
Pueden visitarse varias bibliotecas, leer el índice, las fuentes citadas y el glosario de los libros relacionados con el tema, verificar que el autor, la casa editora y el tipo de fuente son confiables, y que el propósito del material es para informar y no para divertir. Los journals académicos contienen artículos que ya han sido evaluados y aceptados por expertos en su especialidad, comprobar la confiabilidad y precisión de la información, comparando el contenido de varias fuentes y considerando factores como el prestigio académico de autores, casas editoras y editores de libros y artículos en revistas especializadas.
Con la información obtenida mediante un protocolo en la Internet, el investigador debe ser extremadamente cuidadoso y estar consciente de que no siempre es posible verificar la confiabilidad de la información en línea, asegurarse, en el caso de un artículo, que no haya parcialidad. Algunas fuentes están dirigidas a grupos de interés especial que pueden tener un punto de vista parcial sobre un tema, leer los artículos para determinar si su contenido está relacionado con el aspecto específico de la investigación y si la fuente provee información general o especializada sobre él. Algunos artículos pueden proporcionar listas de referencia de otras fuentes disponibles, Usar una tarjeta de notas para cada fuente que se considere como posible material de referencia. Esto será útil al preparar la página de Fuentes Citadas (Referencias Bibliográficas) más tarde. Los siguientes datos necesitan incluirse: libros, medios electrónicos, revistas, etc.





































LOS DIAGRAMAS
Un diagrama o gráfico es un tipo de esquema de información que representa datos numéricos tabulados. Existen varios formatos de diagramas, entre los cuales podemos mencionar; el Diagrama de Gantt que es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades, la posición de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e interdependencias.
Desde su introducción los diagramas de Gantt se han convertido en un instrumento básico en la gestión de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una línea de tiempo en las diferentes actividades haciendo el método más eficiente; el Diagrama de Bloques que representa gráficamente las funciones que lleva a cabo cada componente y el flujo de señales donde cada función de transferencia tiene un bloque asignado y éstos se unen por flechas que representan el flujo de señales, se muestran las relaciones existentes entre los componentes y el flujo de señales de forma más realista que una representación matemática.
De la misma manera, contiene información relacionada con el comportamiento dinámico y no incluye información de la construcción física del sistema. Muchos sistemas distintos se representan por el mismo diagrama de bloques. Varios diagramas de bloques representan al mismo sistema; el Diagrama de Colaboración, cuyos un diagrama que muestra interacciones organizadas alrededor de los roles. A diferencia de los diagramas de secuencia, los diagramas de comunicación muestran explícitamente las relaciones de los roles. Por otra parte, un diagrama de comunicación no muestra el tiempo como una dimensión aparte, por lo que resulta necesario etiquetar con números de secuencia tanto la secuencia de mensajes como los hilos concurrentes, y los Gráficos Existenciales, cuyo sistema comprende tanto una notación gráfica original de proposiciones lógicas como también un sistema de cálculo lógico, es decir, un sistema formal de reglas de inferencia en el cual a partir de enunciados originales y reglas de transformación se generan nuevos enunciados derivados de los primeros.














LOS ORGANIGRAMAS

El análisis teórico utilizado por la ciencia administrativa, es la representación gráfica de la estructura de una organización, en cuanto a su concepto dependiendo del autor ejemplo de Henri Fayol: “Una carta de organización es un cuadro de sintetico que indica los aspectos importantes de un estructura de organización, incluyendo las princípiales funciones y sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva”, existe otro autor que cita textualmente:
"El organigrama constituye la expresión, bajo forma de documento de la estructura de una organización, poniendo demanifiesto el acoplamiento entre las diversas partes componente."
Son sistemas de organización que se representa en forma intuitiva y con objetividad. También son llamados cartas o gráficas de organización. Consisten en hojas o cartulinas en las que cada puesto de un jefe se representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto (y en ocasiones de quien lo ocupa) representándose, por la unión de los cuadros mediante líneas, los canales de autoridad y responsabilidad. Los organigramas señalan la vinculación que existe entre sí de los departamentos a lo largo de las líneas de autoridad principales.
¿Para qué sirve un organigrama?
Informan o enuncian
La división de funciones.
Los niveles jerárquicos.
Las líneas de autoridad y responsabilidad.
Los canales formales de comunicación.
La naturaleza lineal o staff del departamento.
Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección.
Cabe mencionar que la naturaleza lineal o staff se indican por distintos colores, distintos gruesos de línea de comunicación, pero la más usual es marcando la autoridad lineal con línea llena, y la staff con línea punteada.
Clases de organigramas
Verticales,
Horizontales,
Circulares,
Escalares
Organigrama vertical
En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente.
Algunos autores acostumbran poner la margen, en la altura correspondiente, la clase de nivel administrativo: alta administración, administración intermedia, administración inferior. A veces separan estos niveles jerárquicos con líneas punteadas.
Ventajas:
1. Son las más usadas y, por lo mismo, fácilmente comprendidas.
2. Indicar en forma objetiva las jerarquías del personal.
Desventajas:
Se produce el llamado “efecto de triangulación”, ya que, después de dos niveles, es muy difícil indicar los puestos inferiores, para lo que se requeriría hacerse organigramas muy alargados. Esto suele solucionarse:
Haciendo una carta maestra que comprenda hasta el primer nivel lineal y staff de la empresa, y posteriormente hacer para cada división, departamento o sección, una carta suplementaria.
Colocando a los subordinados de un jefe, cuando son numerosos, uno sobre otro, ligados por la línea de autoridad y responsabilidad que corre a unos de los lados.
Organigrama horizontal
Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma, sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha.
Ventajas:
Siguen la forma normal en que acostumbramos leer.
Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación.
Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal.
Desventajas:
Son pocos usados en prácticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda la organización, resultan los nombres de los jefes demasiado apiñados y, por lo tanto, poco claros.
Organigramas circulares
Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas, que representan los canales de autoridad y responsabilidad.
Ventajas:
Señalan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles jerárquicos.
Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status más alto o más bajo.
Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel.
Desventajas:
Resultan confusos y difíciles de leer; que no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles.
Organigramas escalares
Señala con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes.
Ventajas:
Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras.
Desventajas:
Estos organigramas son poco usados todavía, y aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente.
Organigrama Mixto
En este tipo de organigramas usted puede mezclar los tres tipos de organigramas anteriores (Vertical, Horizontal, Circular) en uno sólo, cada empresa, cada organización utiliza este tipo de organigramas debido a su alto volumen y complejidad de puestos que tienen bajo su administración y con ello buscan la optimización del espacio en el que se encuentran trabajando, tome en cuenta que la mayoría de los documentos con los cuales se labora son de tipo tamaño carta por lo que se hace imprescindible el utilizar este tipo de herramienta para poder reconocer los diversos puestos que utiliza la organización.
Flujogramas
Es la representación gráfica de hechos, situaciones, movimientos a través de símbolos según los siguientes autores: Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997; El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc.
Según Chiavenato Idalberto. Año 1.993; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución. Según Gómez Rondón Francisco. Año 1.995; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.
Tipos de Flujogramas

Según su forma:
a. Formato Vertical:

En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.

b. Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

c. Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.

d. Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los últimos son fundamentalmente representativos.

Por su propósito:

a. De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna descripción de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias, a través de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta que se archiva. Retrata la distribución de múltiples copias de formas a un número de individuos diferentes o a unidades de la organización.

Las formas pueden representarse por símbolos, por dibujos o fotografías reducidas o por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la forma en el lado izquierdo de la gráfica, se sigue su curso al proceso de progresión horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la organización o a los individuos.

b. De Labores (¿qué se hace?): Estos diagramas abreviados sólo representan las operaciones que se efectúan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. El término labor incluyendo toda clase de esfuerzo físico o mental. Se usa el formato vertical.

c. De Método (¿cómo se hace?): Son útiles para fines de adiestramiento y presentan además la manera de realizar cada operación de procedimiento, por la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato vertical.

d. Analítico (¿para qué se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que analiza para qué sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o alguna observación complementaria. Se usa formato vertical.


e. De Espacio (¿dónde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de él, señalando el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato arquitectónico.

f. Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las clases anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores, métodos y análisis (qué se hace, cómo se hace, para qué se hace). Se usa el formato panorámico para combinar varias formas y labores de varios puestos o departamentos.
Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993: Existen tres tipos de Flujogramas o Diagramas de Flujo:
a- Diagrama de flujo vertical: También denominado gráfico de análisis del proceso. Es un gráfico en donde existen columnas verticales y líneas horizontales. En la columnas verticales están los símbolos o convencionales ( de operación, transporte, control, espera y archivo), los funcionarios involucrados en la rutina, el espacio recorrido para la ejecución y le tiempo invertido. El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es extremadamente útil para armar una rutina o procedimiento para ayudar en la capacitación del personal y para racionalizar el trabajo.
b- Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior, al revés de la secuencia que se traslada verticalmente, esta lo hace de manera horizontal; este utiliza los mismos símbolos y convenciones que el vertical. El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que participan en una determinada rutina o procedimiento. Es muy usado cuando una rutina involucra varios organismos o personas, ya que permite visualizar la parte que corresponde a cada uno y comparar la distribución de las tareas para una posible racionalización o redistribución del trabajo.
c- Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que representa la rutina a través de una secuencia de bloques, cada cual con su significado y encadenados entre sí. Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los diagramas anteriores, y no se restringe a líneas y columnas preestablecidos en el gráfico.

Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los sistemas, es decir, para indicar entradas, operaciones, conexiones, decisiones, archivado, etc, que constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los sistemas.


Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:

Por su presentación:

a. De bloque: Se representan en términos generales con el objeto de destacar determinados aspectos.
b. De detalle: Plasman las actividades en su más detallada expresión.
Por su formato:
a. De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda
b. De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente

c. De formato tabular: También conocido como de formato columnar o panorámico, en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna
d. De formato arquitectónico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas, materiales, o bien la secuencia de las operaciones a través del espacio donde se realizan

Por su propósito:
a. De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o ninguna descripción de operaciones con poca o ninguna descripción de operaciones.
b. De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, así como quién o en donde se realiza y en qué consiste ésta.
c. De método: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y la manera de hacerlas.
d. Analítico: Describe no sólo el procedimiento quién lo hace, y cómo hacer cada operación, sino para qué sirven.

e. De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona.
f. Combinados: Emplean dos o más diagramas en forma integrada.
g. De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la información con textos y dibujos.
h. Asistido por computadora: El flujo de información se hace con recursos de software.















CONCLUSIONES
La función de Organización y Métodos es un servicio eminentemente de asistencia y asesoría al nivel gerencial de las empresas, cuyo objetivo primordial es incrementar la eficiencia administrativa mediante la elaboración de estudios técnico-administrativos (Investigación documental, Organigramas, flujogramas, etc.) que buscan el mejoramiento de los procedimientos, métodos y sistemas de trabajo. Esta actividad se realiza a través de propuestas que elaboran los Analistas de Organización y Métodos, después de haber realizado los estudios respectivos a los procedimientos que utiliza la empresa, tratando de buscar hacerlos más sencillos y efectivos, lo cual trae como consecuencia reducción de costos y esfuerzos innecesarios para lograr la simplificación del trabajo. Además poseen personal calificado en el ramo, con experiencia en diferentes tipos de empresas y con conocimiento de muchos problemas organizacionales. Por lo anterior, al momento de realizar un Estudio de Organización y métodos pueden plantear diversidad de soluciones de acuerdo a los problemas existentes, en base a conocimientos teóricos ó experiencias en otras empresas.
Para concluir podemos decir que un sistema de Organización y Métodos es vital para cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente o departamento en el que se localice, ayudará de manera directa en el mejoramiento y en la innovación de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la organización. Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera más rápida, eficaz y consolidadora; trabajando directamente pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o el máximo nivel jerárquico de la empresa.



BIBLIOGRAFIA

www.wikipedia.com.
www.monografias.com
Ken Blanchard. "Administración por Valores" Ed. McGrawHill. Año 2000
Marshall Cook "Coaching Efectivo" Ed. McGrawHill. Año 2002
Vesper K.H. , "Entrepreneurship Education". Editorial Deusto. Año 1980
Drucker, Peter "La innovación y el empresariado innovador". Ed. Sudamericana. 3ª edición. Buenos Aires. Año 1992.
Michael J. Spendolini: "Benchmarking". Ed. Norma. Año 1994
Harold Konntz & Heinz Weihrich: "Administración". Ed. McGrawHill . Año 1998.
Rubén Rico. "Calidad Estratégica Total". Editorial Macchi.1992.Argentina
Mary Walton."Como Administrar con el Método Deming". Editorial Norma. Colombia.1992