Sede de Curazao.
Centro Internacional de Educación Continua.
Bachelor en Ciencias Gerenciales.
Cátedra: Organización y Métodos.
Profesor. Alejandro Margione.
Raquel Nasser
Ruben Castellano
Jack Bocaranda
Ruben Gutierrez
Roberto Genatio
Rafael Schotborgh
“Sobre
Organización y métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de
Tomado del artículo “Organización y Métodos”. Autores: BASTIDAS, Javier; CONCEPCIÓN, David; PEÑA, Miriam; SOLORZANO, Jonathan; SULBARÁN, Alba. Fuente Monografías. Com.
Browser: http://www.monografias.com/trabajos13/oym/oym.shtml.
Organización y Métodos es la forma de integrar o controlar los acontecimientos en todo tipo de estructura y funcionamiento de
Funciones
“El funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varía de acuerdo con el desarrollo de la organización, dentro de la que se ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de análisis y diagnóstico administrativo y diseño organizacional.
"Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración" y se pueden destacar de la siguiente manera:
1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la realización de un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.
2. Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia.
3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal.
4. Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración que se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean aplicadas.
5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos.
6. Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la organización en cada una de sus divisiones.
7. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los principios generales para resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual dependen.
8. Estudio, bibliografía y documentación sobré temas de organización y métodos.
9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.
"Respecto con las funciones que deben desempeñar los sistemas de Organización y Métodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo"”
Tomado del artículo “Organización y Métodos”. Autores: BASTIDAS, Javier; CONCEPCIÓN, David; PEÑA, Miriam; SOLORZANO, Jonathan; SULBARÁN, Alba. Fuente Monografías. Com.
Browser: http://www.monografias.com/trabajos13/oym/oym.shtml.
Función es la labor que debe cumplir cada una de los departamentos que forman parte de una organización. A su vez es la orientación general que lleva la unidad de administración. Para eso se debe llevar a cabo o se debe tomar en cuanta los siguientes pasos:
1.- Estudiar y Analizar de manera continua todos los departamentos dentro de cualquier organización para que realice los diagnósticos necesarios a nivel general dentro de la estructura organizativa y procedimientos que tengan vigentes y si es necesario se modifican para buscar una mejor o eficiente resultados.
2.- Adecuar la organización y las funciones, esto es necesario para esto se deben estudiar o investigar la parte legal o jurídico y así hacer las adecuadas bajo marco de ley.
3.- Asesorar a los diferentes departamentos que necesiten la interpretación de las técnicas administrativas.
4.- hacer actividades de promoción para que se pueda emplear las nuevas técnicas administrativas.
5.- Hacer estudios de todas las actividades para analizar los procedimientos, sistemas y de organización esto con el fin de obtener mejoras en los métodos en general.
6.- Realizar cursos para el asesoramiento de los trabajos en cada una de la división dentro de la organización.
7.- conocimientos de las técnicas para el mejoramiento de los métodos para la adecuada y optima respuesta a la hora de cualquier problema que tenga cualquier departamento o unidad de trabajo.
8.- Realizar la adecuada recopilación de organización y de los métodos para tener una base y así hacer las implementaciones adecuadas para el beneficio de la organización y de cada individuo que forme parte de la misma.
9.- Estudiar posibilidades de implantaciones de procedimientos y de sistemas para una mayor eficiencia y productividad.
Campo de trabajo.
“Ya está definido que la función única de Organización y Métodos corresponde a aconsejar, aunque a veces resulte inefectiva o que goce de un fuerte respaldo y tenga acceso a muchas fuentes de autoridad, dando como resultado que la unidad de Organización y Métodos pueda situarse en diferentes lugares en la estructura administrativa de una empresa.
Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y finanzas, de personal o de secretaría. Lo que se deriva por establecer estos programas en oficinas o departamentos claves en el corazón de la administración como un instrumento efectivo para su mejoramiento.
“La ubicación de Organización y Métodos en los organismos de la administración es muy variada y depende del tipo de relaciones y las funciones que se le asignen y del tipo de organismo implicado”. Los documentos oficiales recomiendan que el sistema de organización y métodos dependan de la misma autoridad del organismo al cual sirven. Sin embargo, las podemos localizar de diferentes formas, es decir, de acuerdo a las funciones que realicen en la empresa u organismo.”
Tomado del artículo “Organización y Métodos”. Autores: BASTIDAS, Javier; CONCEPCIÓN, David; PEÑA, Miriam; SOLORZANO, Jonathan; SULBARÁN, Alba. Fuente Monografías. Com.
Browser:http://www.monografias.com/trabajos13/oym/oym.shtml.
Campo de trabajo ya esta definido ante la unidad de organización y métodos, esta misma se encarga de desarrollar, mejorar e implementar procedimientos y métodos que puedan dar el alcance de las metas de la organización, en un corto tiempo tomando en cuanta la calidad y los costos que sean adecuados con la realidad que requiere toda empresa, para eso se tiene crear modificar o mejorar, por ejemplo procedimientos o manuales, tomando en cuenta las alteraciones ya sean de orden legal, político o social que se realicen en el entorno de la empresa. Y se tiene que seguir los siguientes pasos que deben seguir para cumplir un servicio de primera calidad y así el cliente se sienta identificado y seguro a la hora de tener cualquier inconveniente, el personal adecuado para dar las respuestas oportunas con preparación académica acorde con el área de organización y métodos, y con conocimiento de los procesos y los diversos tipo de problemas y situaciones administrativas, existente dentro de cada área de la empresa.
Todo proyecto de investigación tiene importantes relaciones con la teoría ya existente dentro del campo pertinente de investigación, y frecuentemente las tiene también con el mundo experimental. Estas relaciones determinan qué métodos de investigación son posibles y efectivos y también orientan el carácter general del proyecto. De hecho, estas relaciones sirven de base de la clasificación tradicional de la investigación
Los pasos a seguir son:
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Elegir el método de planificación
Se considera mejor comenzar planificando la investigación desde afuera, considerando dos cosas: dónde comienza el proyecto y cómo van a ser aplicados sus resultados. De este modo se podrá hacer un mapa lógico del proyecto.
Se debe recolectar información sobre casos históricos de proyectos similares y experiencias previas.
Generar hipótesis. ¿Qué ocurrirá después? Las respuestas a las preguntas antes plateadas definirán algunos de los objetivos del proyecto. Cuando todos los objetivos del proyecto estén definidos, deberán ser transferidos a un plan de trabajo.
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Los objetivos en cuanto al tiempo suelen ser dictados por factores externos
Calendario para los resultados: puede que se tenga una fecha límite para ellos, sean resultados finales o sólo preliminares.
El calendario para el trabajo empírico, que a veces sólo será posible durante un cierto periodo de tiempo o en presencia de ciertas personas.
Algo típico de la investigación humanística o cultural es que nuestra
Comprensión de lo que estudiamos se profundiza durante el proyecto. Al comienzo, no siempre se conoce el objeto tan bien como para poder planificar todas las fases de la investigación de manera exacta, o incluso decidir qué hechos han de ser recogidos. Tenemos que estar preparados para cambiar nuestros planes tan pronto como la investigación profundiza la comprensión del asunto.
Planificar estudios tecnológicos u otros estudios de cosas físicas y mensurables suele ser más sencillo. Ese tipo de proyectos de investigación suele poderse dividir en secuencias de tareas, por ejemplo:
- Definir el problema y las hipótesis
- Estudio de la bibliografía
- Planificar el estudio empírico. Los preparativos, tales como definir la población de estudio, depurar las definiciones del concepto y los métodos de medición
- Recogida de los datos
- Análisis de los datos
- Evaluar la trascendencia de los resultados
- Informar
Si se puede dividir el proyecto en tareas separadas con sus objetivos individuales, también se hace posible planificar cada tarea por adelantado.
En un proyecto de investigación, las tareas están con frecuencia vinculadas de tal modo que es a veces es posible comenzar algo sólo una vez que otras tareas se han completado.
Trabajos citados
Planificación De
Nekane Balluerka Lasa (Ediciones Amaru)
Personal de Organización y Metodos
El personal que labora en Organización y Métodos se conoce como analistas. Éste se encarga de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas, así como asesorar en la implantación de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un técnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:
- Conocimientos Teóricos: Como conocimientos de teoría de la administración y de la organización, de sistemas y metodología de la investigación.
- Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnósticos administrativos y el diseño organizacional, análisis y elaboración de organogramas, diagramas de flujo y distribución de espacio.
El analista debe tener la capacidad de análisis, expresarse con claridad, saber redactar y presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.
http://www.monografias.com/trabajos13/oym/oym.shtml#PERSONAL
Cinco conceptos basados en variaciones esenciales del proceso de organización que hayan revolucionado la administración moderna.
Benchmarking
Spendolini define al Benchmarking como "el proceso contínuo y sistemático de evaluar los productos, servicios o procesos de las organizaciones que son reconocidas por ser representativas de las mejores prácticas para efectos de mejora organizacional".
http://www.degerencia.com/tema/benchmarking
Calco Mágico
Consiste en el mejoramiento continuo del producto o servicio, a fin de lograr satisfacer las necesidades del cliente e incluso lograr superar las expectativas.
Empowerment.
- ¿Que es empowerment?
Es un proceso estratégico que busca una relación de socios entre la organización y su gente, aumentar la confianza responsabilidad autoridad y compromiso para servir mejor al cliente.
- ¿Que es un equipo con empowerment?
Son grupos de trabajo con empleados responsables de un producto, servicio que comparten el liderazgo colaboran en el mejoramiento del proceso del trabajo planean y toman decisiones relacionadas con el método de trabajo.
- Características de equipos con empowerment:
- Se comparten el liderazgo y las tareas administrativas
- Los miembros tienen facultad para evaluar y mejorar la calidad del desempeño y el proceso de información.
- El equipo proporciona ideas para la estrategia de negocios.
- Son comprometidos flexibles y creativos.
- Coordinan e intercambian con otros equipos y organizaciones.
- Se mejora la honestidad las relaciones con los demás y la confianza.
- Tienen una actitud positiva y son entusiastas.
http://www.monografias.com/trabajos11/power/power.shtml
Análisis de Modo de Efecto de Falla ó Análisis Modal de Fallas y Efectos
Es una técnica sistemática y exhaustiva de análisis de modos de fallos potenciales, sus causas y sus efectos. El término potenciales se incluye porque el AMFE es una herramienta de predicción de futuros problemas, es decir, que se adelanta y previene los posibles fallos que puedan surgir antes de que aparezcan evitando costos negativos innecesarios que pudieran afectar el precio de venta del producto.
http://www.barandilleros.com/analisis-modal-de-fallos-y-efectos-potenciales-amfe.html
Calidad total.
Este concepto, junto con otros dos conceptos modernos de la administración, el justo a tiempo y el mantenimiento productivo total, introducidos por los japoneses en el mundo occidental, pero de padres occidentales: W. Edwards Deming y Joseph Juran, son estratégias decisivas en la gestión moderna gerencial para ser frente a la incertidumbre, al riesgo del entorno, y a la cada vez más madura competencia.
Se mezclan conceptos que se complementan adecuadamente: Calidad (TQC), Logística (JIT) y Mantenimiento (TPM), todas ellas orientadas a la reducción de costos, objetivos altamente deseado por toda gerencia, pero con calidad en el producto que al mercado, característica decisiva especialmente en mercados competitivos.
http://www.monografias.com/trabajos15/calidad-total/calidad-total.shtml
Un diagrama o gráfico:
Es un tipo de esquema de información que representa datos numéricos tabulados.
Browser: http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama
El diagrama de Gantt, gráfica de Gantt o carta Gantt es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades, la posición de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e interdependencias. Fue Henry Laurence Gantt quien, entre 1910 y 1915, desarrolló y popularizó este tipo de diagrama en Occidente.
Browser: http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_Gantt
Diagrama de bloques en Sistemas de control
Un Diagrama de Bloques es la representación gráfica de las funciones que lleva a cabo cada componente y el flujo de señales donde cada función de transferencia tiene un bloque asignado y éstos se unen por flechas que representan el flujo de señales.
Se muestran las relaciones existentes entre los componentes y el flujo de señales de forma más realista que una representación matemática.
De la misma manera, contiene información relacionada con el comportamiento dinámico y no incluye información de la construcción física del sistema.
Muchos sistemas distintos se representan por el mismo diagrama de bloques. Varios diagramas de bloques representan al mismo sistema.
Browser:http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_bloques_en_Sistemas_de_control
Diagrama de colaboración
Esencialmente es un diagrama que muestra interacciones organizadas alrededor de los roles. A diferencia de los diagramas de secuencia, los diagramas de comunicación muestran explícitamente las relaciones de los roles. Por otra parte, un diagrama de comunicación no muestra el tiempo como una dimensión aparte, por lo que resulta necesario etiquetar con números de secuencia tanto la secuencia de mensajes como los hilos concurrentes.
- Muestra cómo las instancias específicas de las clases trabajan juntas para conseguir un objetivo común.
- Implementa las asociaciones del diagrama de clases mediante el paso de mensajes de un objeto a otro. Dicha implementación es llamada "enlace".
Un diagrama de comunicación es también un diagrama de clases que contiene roles de clasificador y roles de asociación en lugar de sólo clasificadores y asociaciones. Los roles de clasificador y los de asociación describen la configuración de los objetos y de los enlaces que pueden ocurrir cuando se ejecuta una instancia de la comunicación. Cuando se instancia una comunicación, los objetos están ligados a los roles de clasificador y los enlaces a los roles de asociación. El rol de asociación puede ser desempeñado por varios tipos de enlaces temporales, tales como argumentos de procedimiento o variables locales del procedimiento. Los símbolos de enlace pueden llevar estereotipos para indicar enlaces temporales.
Usos
Un uso de un diagrama de comunicación es mostrar la implementación de una operación. La comunicación muestra los parámetros y las variables locales de la operación, así como asociaciones más permanentes. Cuando se implementa el comportamiento, la secuencia de los mensajes corresponde a la estructura de llamadas anidadas y el paso de señales del programa.
Un diagrama de secuencia muestra secuencias en el tiempo como dimensión geométrica, pero las relaciones son implícitas. Un diagrama de comunicación muestra relaciones entre roles geométricamente y relaciona los mensajes con las relaciones, pero las secuencias temporales están menos claras.
Tipos
Es útil marcar los objetos en cuatro grupos: los que existen con la interacción entera; los creados durante la interacción (restricción {new}); los destruidos durante la interacción (restricción {destroyed}); y los que se crean y se destruyen durante la interacción (restricción {transient}).
Aunque las comunicaciones muestran directamente la implementación de una operación, pueden también mostrar la realización de una clase entera. En este uso, muestran el contexto necesario para implementar todas las operaciones de una clase. Esto permite que el modelador vea los roles múltiples que los objetos pueden desempeñar en varias operaciones.
Mensajes
Los mensajes se muestran como flechas etiquetadas unidas a los enlaces. Cada mensaje tiene un número de secuencia, una lista opcional de mensajes precedentes, una condición opcional de guarda, un nombre y una lista de argumentos y un nombre de valor de retorno opcional. El nombre de serie incluye el nombre (opcional) de un hilo. Todos los mensajes del mismo hilo se ordenan secuencialmente. Los mensajes de diversos hilos son concurrentes a menos que haya una dependencia secuencial explícita.
Flujos
Generalmente, un diagrama de comunicación contiene un símbolo para un objeto durante una operación completa. Sin embargo, a veces, un objeto contiene diferentes estados que se deban hacer explícitos. Por ejemplo, un objeto pudo cambiar de localización o sus asociaciones pudieron diferenciarse.
Los diferentes símbolos de objeto que representan un objeto se pueden conectar usando flujos "become" o "conversion". Un flujo "become" es una transición, a partir de un estado de un objeto a otro. Se dibuja como una flecha de línea discontinua con el estereotipo "become" o "conversión" y puede ser etiquetado con un número de serie para mostrar cuando ocurre. Un flujo de conversión también se utiliza para mostrar la migración de un objeto a partir de una localización a otra distinta para otro lugar.
Browser : http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_colaboraci%C3%B3n
Jerarquía de los diagramas UML 2.0
Mostrados como un diagrama de clases
En UML 2.0 hay 13 tipos diferentes de diagramas. Para comprenderlos de manera concreta, a veces es útil categorizarlos jerárquicamente, como se muestra en la figura de la derecha.
Los Diagramas de Estructura enfatizan en los elementos que deben existir en el sistema modelado:
· Diagrama de clases
· Diagrama de componentes
· Diagrama de objetos
· Diagrama de estructura compuesta (UML 2.0)
· Diagrama de despliegue
· Diagrama de paquetes
Los Diagramas de Comportamiento enfatizan en lo que debe suceder en el sistema modelado:
· Diagrama de actividades
· Diagrama de casos de uso
· Diagrama de estados
Los Diagramas de Interacción son un subtipo de diagramas de comportamiento, que enfatiza sobre el flujo de control y de datos entre los elementos del sistema modelado:
· Diagrama de secuencia
· Diagrama de comunicación, que es una versión simplificada del Diagrama de colaboración (UML 1.x)
· Diagrama de tiempos (UML 2.0)
· Diagrama global de interacciones o Diagrama de vista de interacción (UML 2.0)
Jerarquía de los diagramas UML 2.0, mostrados como un diagrama de clases
Browser: http://es.wikipedia.org/wiki/UML#Diagramas
Organizaciones
Las organizaciones son sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos y de otro tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas. Convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico.
Grupo social compuesto por personas, tareas y administración, que forman una estructura sistemática de relaciones de interacción, tendientes a producir bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un entorno y así poder satisfacer su propósito distintivo que es su misión.
Organización: Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Una organización solo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común.
Formas Organizacionales
Aplicar la administración más adecuada a la realidad y a las necesidades específicas de cada organización es función básica de todo administrador. Se presentan 3 criterios básicos:
- Actividad o giro. Industriales, comerciales, servicios.
- Origen del Capital. Públicas, privadas.
- Magnitud de la empresa. Grandes, medianas, micro o pequeñas empresas.
Ambientes Organizacionales
Están moldeados por los componentes de su ambiente, no se pueden ni deben ignorar, además, deben de reconocer y responder en forma rentable ante las necesidades y tendencias que demande.
- Ambiente Externo. Son instituciones o fuerzas fuera de la organización, relevantes para sus operaciones, afectando su rendimiento. Toman Insumos (materias primas, dinero, mano de obra y energía), los transforman, después los regresan en forma de Productos o Servicios para la sociedad a la que atienden.
Son de dos tipos:
·
- Elementos de acción Indirecta (Macroentorno), afectan al clima en el que se desarrolla la actividad organizacional. No tienen una influencia directa pero si potencial para convertirse en elementos de acción directa.
- Elementos de acción Directa (Microentorno), (Grupos de Interés Externo). Ejercen influencia directa en las actividades de la organización. Son afectados, directa o indirectamente, por la forma en que la organización busca lograr sus objetivos.
- Ambiente Interno, llamado Clima Organizacional. Grupos o Elementos de Interés Interno, que ejercen influencia directa en las actividades de la organización, y caen dentro del ámbito y responsabilidad de un director y/o sus gerentes. Además esto hace más amena la influencia del orden y organización.
Browser: http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n
El Flujograma
EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.
Importancia
Ayuda a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este, El flujograma de conocimiento o diagrama de flujo, como su nombre lo indica, representa el flujo de información de un procedimiento.
En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método y sistemas.
Características de los Flujogramas
* Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.
* Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.
ü De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.
* Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento.
* Dar las bases para escribir un informe claro y lógico.
* Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operará el nuevo procedimiento.
Browser: http://www.monografias.com/trabajos14/flujograma/flujograma.shtml
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