ENSAYO
(EVALUACIÓN N° 2)
Autores:
DELIA ISTURIZ, C.I. 11.026.299
ALFONSO PÉREZ,C.I. 6.979518
EDGAR PÉREZ, C.I. 6.469.030
JUDITH RINCÓN, C.I. 3.967.054
MARIA EUGENIA SOCAS, C.I. 6.510.541
REINALDO SOCAS, C.I:11.034.746
Caracas, 25 de junio de 2009
ÍNDICE
| | Pág. |
| Introducción | 3-4 |
| La organización y método | 4 |
| Funciones | 5 |
| Campo de trabajo | 5 |
| Características del personal | 5-6 |
| Cinco conceptos basados en variaciones esenciales del proceso de organización que hayan revolucionado la administración moderna. | 6-7 |
| Planificación de la investigación | 7 |
| Investigación documental | 7-9 |
| Diagramas | 9-10 |
| Organigramas | 10 |
| Flujogramación y sus variedades | 10-11 |
| Conclusión | 11 |
| Bibliografía | 12 |
ENSAYO
Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar, los hombres en la sociedad se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, debido a sus limitaciones, en la mayor parte de los casos esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización, es obvio que aún cuando haya personas capaces que deseen cooperar entre si, trabajarán mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras. La organización es un sistema formal porque es un ente creado para lograr un objetivo, en efecto esta diseñada estructuralmente para que cumpla la meta. Lo primero y fundamental de una organización debe ser el grupo de personas que la conforman. Dicho de otro modo la organización también es un conjunto de roles que sé interactúan y que se entrelazan.
Por consiguiente, se crearon las unidades de Organización y Métodos en el año de 1821, fecha de su primera aparición, en el Estado Mexicano y de la era moderna y en cuanto al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inició en 1965.y se legalizaron en 1971 por medio de varios acuerdos, para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer de procedimiento, por otra parte a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente los procesos., a continuación desarrollaremos algunas acepciones del tema objeto de estudio, para su mayor comprensión .
La Organización y Métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la administración, se sustenta en buscar los medios prácticos para distribuir las funciones en las distintas unidades orgánicas del servicio administrativo respectivo, determina su grado de eficiencia, rentabilidad, así como su facultad de adaptarse a los cambios del medio, por otra parte, en conceptuar al método como el proceso de reflexión abstracta que permite enfocar y abordar el problema de la organización.
El funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varia con el desarrollo de la organización, dentro de la que se ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de análisis y diagnostico administrativo y diseño organizacional, las dificultades que ha presentado la administración han generado que se creen medios más específicos que coadyuven en la buena diligencia administrativa dentro de la organización. Es así que cuando se habla de organización y métodos, se habla de consultarías, ya que este módulo dentro de la organización, es el que se encarga de analizar y evaluar la parte administrativa, para darle las recomendaciones pertinentes maximizando su funcionamiento; se comporta como un observador dentro de la organización y a su vez abstraída de ella, capaz de estudiarla y analizarla con la finalidad de implementar medidas que la mejoren y la lleven a la eficiencia y eficacia, en el logro de los objetivos.
Una vez que el administrador ha sido instruido en los correctivos funcionales y procedimentales, ya queda preparado para seguir solo con sus responsabilidades. Lo que quiere decir que un asesoramiento de este tipo, debe ser manejado por outsourcing, que una vez culminado la investigación y puesto en práctica, con supervisiones periódicas, termina su contrato, de esta forma no pasa a ser un pasivo para la organización.
En otras palabras, se puede definir a
Asimismo, el asesoramiento de O y M, se logra no solo la reestructuración adecuada, sino también facilita la comunicación apropiada, permitiendo que se logre todo lo planteado en las diferentes áreas de la institución, de modo que cuando las responsabilidades están claras, se facilita el desempeño. Este outsourcing o departamento, va a estar en manos de la dirección o gerencia general.
En ese mismo sentido, podemos señalar, de acuerdo con lo mencionado en www.monografías.com, otras funciones de
1. “Estudiar y analizar la estructura y el funcionamiento de la dependencia.
2. Asesorar a los departamentos en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas.
3. Estudiar las actividades realizadas haciendo un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos. ”
En cuanto, al campo de trabajo que abarca el área de Organización y Métodos, es infinito ya que es fundamental tanto para los entes públicos como organizaciones privadas en cualquiera de sus modalidades, es decir, empresas, organizaciones, entre otros.
En toda empresa siempre se quiere lograr la eficiencia, y para ello requiere que Organización y Métodos, desarrolle, mejore o implemente procedimientos, métodos y sistemas de trabajo, que ayuden a lograr que se alcancen las metas de la organización, en el menor tiempo posible, con una optima calidad y con los costos adecuados. Es por ello que también deben siempre anticiparse al entorno ya sea interno o externo, y crear modificar o mejorar, por ejemplo procedimientos o manuales, tomando en cuenta las alteraciones ya sean de orden legal, político o social que se realicen en el entorno de la empresa.
Entre las características que deben tener el personal que labora en el área de Organización y Métodos, podemos mencionar las siguientes:
- Debe ser un personal calificado, con preparación académica acorde con el área de organización y métodos, y con conocimiento de los procesos y los diversos tipo de problemas y situaciones administrativas, existente dentro de cada área de la empresa.
- Debe ser una persona abierta y sin predisposiciones.
- Debe tener la capacidad para interrelacionarse con todas las aéreas y personas que laboran dentro de la organización, con el fin de obtener toda la colaboración y por ende la información requerida del área de estudio donde se van a realizar la implementación de procedimientos o mejorar los ya existentes.
- Debe tener criterio propio y no dejarse influenciar, cuando se esta realizando el análisis del problema que presenta determinada área de la organización.
- El analista de Organización y Métodos, debe tener acceso a toda aquella información específica del área objeto de estudio.
Sobre la base de las consideraciones anteriores, a continuación se definen cincos conceptos sobre la base de las variaciones esenciales del proceso de organización que han revolucionado la administración moderna, tales como:
Benchmarking. Es un proceso mediante el cual, se combate a los competidores en el mercado, sobre todo las empresas líderes, a través del análisis pormenorizado de la competencia, se estudian los nuevos procesos que esta realizando la competencia, los componentes de fabricación y costos de fabricación, las ventas, los servicios post ventas, entre otros. Para poder sacar un producto semejante que compita en el mercado. Lo delicado e importante es cuidar la calidad y la esencia, para no caer el lo que se llama Calco Mágico, que es donde no se han cuidado todos los aspectos y la creación es distorsionada. Un ejemplo de ello, lo constituye la marca de zapatos, Los timberland, así como esta, hay casos en cauchos, en alimentos, en tecnología, que por intentan copiar una experiencia, crear un producto, que compita con los lideres del mercado, pero olvidan tomar en cuenta la idiosincrasia del país y no realizan los ajustes necesarios para poder competir con calidad y honestidad.
Empowerment. Cuando se habla de empowerment, se entiende el dar poder al talento humano, que labora en la organización. Es la forma donde el empleado se hace dueño de su trabajo, lo que le permite poner en practica sus conocimientos y habilidades. Al saberse reconocido y valorado, el empleado da lo mejor de si y hay cambios importantes en la actitud, permitiéndole realmente apropiarse del trabajo y lograr el verdadero empoderamiento.
Análisis de Modo de Efecto de Falla ó Análisis Modal de Fallas y Efectos (AMFE), es empleada como herramienta en diversas industrias y empresas, con la finalidad de reducir los riesgos, tanto en el diseño como en el desarrollo de un proyecto determinado. Esto se puede ejemplificar, con la empresa Ford, la cual introdujo en los años 70, en la industria del automóvil, el sistema AMFE, para mejorar la seguridad, la producción y el diseño, tras el escándalo del Ford Pinto.
Este diseño, el Ford Pinto, fue diseñado en poco tiempo, con criterios de economía estrictos, lo que arrojó los siguientes defectos de seguridad pasiva:
- El depósito de combustible estaba por detrás del eje trasero, con lo cual el coche explotaba con mucha facilidad en caso de colisión. Otros vehículos Ford, poseen el mismo defecto.
- Además, la carrocería era muy endeble, lo que en caso de colisión, el coche se deformaba y las puertas quedaban bloqueadas y por ende sus ocupantes quedaban atrapados.
Calidad total. Consiste en el mejoramiento continuo del producto o servicio, a fin de lograr satisfacer las necesidades del cliente e incluso lograr superar las expectativas. Por ejemplo, al referirnos a la necesidad de estar informados, por medio de la televisión, el ofrecer un aparato de televisión al cliente y este comprarlo, se satisface esa necesidad en específico, se esta dando un servicio de calidad total. Posteriormente, puede surgir en ese cliente la necesidad de conocer las noticias internacionales, ante lo cual adquirirá un servicio de televisión por cable.
En el mismo orden de ideas, antes de iniciar una mejora o implementación de un proceso administrativo, se debe realizar una minuciosa planificación, tomando en cuenta, los siguientes elementos. Para ello, es necesario estimar el tiempo a utilizar, los recursos humanos y materiales, que serán requeridos para resolver el problema, así como las técnicas administrativas a emplear. Adicionalmente, se deben de tomar en cuenta los siguientes pasos:
1. Definir la naturaleza del problema
2. Detectar las principales fallas a resolver
3. Determinar con claridad el objetivo del estudio
4. Formular el plan y los programas de trabajo para llevar a cabo el estudio a realizar
5. Establecer el tipo de conocimientos técnicos o habilidades que se requerirán para resolver el problema.
Por otra parte, todo trabajo de investigación particular, tiene su inicio en la investigación documental. Esto sucede al comenzar la búsqueda de los datos, que forman todo el trabajo.
Sobre el particular, en la dirección electrónica www.monografías.com, la investigación documental “es la presentación de un escrito formar que sigue una metodología reconocida. Consiste primordialmente en la presentación selectiva de lo que expertos ya han dicho o escrito sobre un tema determinado. Además, puede presentar la posible conexión de ideas entre varios autores y las ideas del investigador. Su preparación requiere que éste reúna, interprete, evalúe y reporte datos e ideas en forma imparcial, honesta y clara.”
Con referencia a lo anterior, el punto de partida de la investigación documental es siempre el bibliográfico, es decir que estará orientado, en principio a consultar las fuentes y, esto llevará a bibliotecas, obras literarias, herramientas tecnológicas y autores que estén relacionados con el tema objeto de estudio.
Significa entonces, que el investigador deberá cumplir con varias fases dentro de su investigación. Durante la primera fase de la investigación se ceñirá a la localización de las fuentes que consultará. Para ello, deberá realizar un arqueo de fuentes sobre el tema, mediante la consulta de los catálogos de las bibliotecas, índices bibliográficos y diccionarios especializados, consulta a expertos.
Luego, de haber ubicado el material bibliográfico sobre el tema, procederá a revisar los índices y prólogos con la finalidad de verificar que el material aborda el tema desde el aspecto en el cual se orienta la investigación. Posteriormente, se continuará con la revisión exhaustiva de las fuentes en cuestión, iniciando con una lectura general de documento o de los aspectos de interés, a fin de extraer lo que le es útil, para lo cual podrá emplear las técnicas del subrayado y fichaje.
Cabe agregar, de acuerdo con el concepto de la investigación documental, que esta puede ser de carácter argumentativa o exploratoria, es decir cuando el investigado busca comprobar algo y plantear soluciones, mientras que la informativa se orienta en presentar información de interés sobre un tema en particular, a partir de la selección y revisión de fuentes confiables.
Es importante resaltar, que el destino final de la investigación documental es la presentación escrita, ya sea en informe, tesis, monografías, entre otros.
En relación, a la forma en que las organizaciones reflejan la interacción de sus diferentes subsistemas, la administración moderna ha incorporado los diagramas, como un mecanismo para representar las líneas de mando y la información básica de la organización. Al respecto, Martínez Chávez (1999), los define como “la representación gráfica de un hecho, un sistema, una situación, un movimiento, una relación o un fenómeno cualquiera por medio de símbolos convencionales, enlazado por líneas de interconexión”.
También, reciben el nombre de organigrama, esquema o gráfica de organización, diagrama estructural; ya que intenta reflejar visualmente como está compuesta y como se comunica la organización, además de reflejar otros aspectos de esta.
Sobre el particular, las organizaciones destacan a través de los diagramas cinco (5) aspectos fundamentales para ella, tales como: división del trabajo, reflejando las unidades responsables; la autoridad y comunicación, es decir, representan las líneas que reflejan la autoridad entre los gerentes y subordinados; los tipos de trabajos que ejecuta, se refiere a las funciones o responsabilidades; los criterios de agrupación, el criterio como se han dividido las actividades y; los niveles gerenciales, las diferentes jerarquías gerenciales de la organización
Aunado a ello, el organigrama, según Kinicki y Kreitner (2004), “es una representación gráfica de las relaciones de autoridad formal y división del trabajo”. Igualmente, señala cuatro (4) dimensiones básicas de la estructura que representa la organización mediante el organigrama, como: la jerarquía de autoridad, refiere la unidad de mando en sentido ascendente y descendente; la división del trabajo, muestra la cadena de mando y la especialización de cada nivel de organización; alcance de control y puesto de líneas y asistentes, refleja los puesto de toma de decisión formal en la cadena de mando.
Se puede decir entonces, que los organigramas son importantes en la toma de decisiones, ya que permiten visualizar las actividades, funciones, asignación del número de empleados supervisados, niveles de supervisión y por ende, actuar en consecuencia; además permite corregir, de ser necesario, cualquier situación irregular dentro de la misma. También, permite orientar al personal sobre como interactuar a todos los niveles de la organización.
Por último, Martínez Chávez (1999), menciona que el flujograma, también llamado diagrama de flujo, es un “diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones de que se compone un procedimiento, o parte de él al establecer su secuencia cronológica.”
Aunado a ello, los flujogramas indican la secuencia de cada procedimiento, así como las unidades involucradas y los responsables de su ejecución. En este sentido, los flujogramas permiten verificar las actividades a corregir y las que no se necesitan, también constatar el equilibrio en la división del trabajo, además de encontrar soluciones a problemas.
Para ello, las organizaciones tienen a disposición una serie de variedades de flujogramas, por lo demás herramientas indispensables para plasmar sus requerimientos y necesidades, conocer el panorama de la organización desde lo general a lo particular. Estos varían según la forma, pueden ser horizontales, verticales: varían fundamentalmente en la presentación, de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha respectivamente; mientras que el panorámico, registra direcciones verticales y horizontales, incluye acciones simultáneas y participación en varios puestos o departamento. El arquitectónico, describe el programa de ruta de una persona sobre el plano del área de trabajo.
En cuanto a su propósito, varían según la forma, ; de labores que indican que se hace; de método, menciona cómo se hace; el analítico, refleja para qué se hace; de espacio, dónde se hace; los combinados, se utiliza para combinar labores, método y análisis.
En resumen, podemos concluir que las organizaciones llegan a triunfar o a fracasar, según se desarrollen o no ciertos procesos y, las personas se adapten a sus normas, se identifiquen con sus objetivos y logren a través de la organización satisfacer algunas de sus necesidades, pero para que esto ocurra, al frente de la misma debe haber personas capaces de lograr en el individuo una actitud positiva, un sentido de pertenencia, una motivación hacia el trabajo y un compromiso real con la organización. Suena muy fácil decirlo, pero la tarea requiere que al frente de la misma se encuentre un gerente con un estilo de liderazgo participativo, democrático que inspire el trabajo de equipo. La vida de la organización es la administración y ésta presenta fallas importantes que atender. Todo esto va ayudar a mejorar y a crear procesos que colaboran en el crecimiento de la organización.
BIBLIOGRAFÍA
Martínez Chavez, Victor Manuel (1999). Diagnóstico administrativo: procedimientos,
procesos y reingeniería. (2 ed.) México: Trillas, p.290
Kinicki, Angelo y Kreitner, Robert (2004). Comportamiento Organizacional.
Conceptos, problemas y prácticas. McGraw-Hill Interamericana, p.180, 230
http://www.gestiopolis.com/canales8/ger/mejoramiento-de-procedimientos-metodos-y-sistemas-de-trabajo.htm [Consulta 2009, junio 23 ]
http://www.monografias.com/trabajos13/oym/oym.shtml [Consulta 2009, junio 24 ]
http://www.funvisis.gob.ve/archivos/www/terremoto/Papers/Doc026/doc026.htm#TopOfPage, 29 de junio de 2009
http://www.funvisis.gob.ve/organizacion.php?id=8
Visión
| Ser una organización de excelencia en el área de protección a la colectividad frente a la amenaza sísmica, de referencia nacional e internacional, distinguida por su capacidad de servicio, la calidad de su investigación y su desarrollo técnico y científico. |
| Misión | |
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Génesis de
| El terremoto de Caracas del 29 de julio de 1967, que ocasionó alrededor de 300 muertos, 2.000 heridos y pérdidas materiales superiores a los 400 millones de bolívares, impulsó el avance de las investigaciones sismológicas en el país, pues a partir de esa fecha, por disposición presidencial se crearon dos comisiones para evaluar los efectos del sismo. Una de ellas, por resolución del Ministerio de Obras Públicas, se dedicó a la investigación de las causas que provocaron las fallas en varios edificios del Área Metropolitana de Caracas y el Litoral Central, mientras que la otra, por disposición del Ministerio de Minas e Hidrocarburos, se encargó de determinar las causas, características y consecuencias del sismo. Como resultado de estas investigaciones, se planteó ante el Ejecutivo Nacional la necesidad de crear una institución especializada en el estudio e investigación de los eventos sísmicos, los cuales, lejos de constituir eventos fortuitos, forman parte de la dinámica terrestre. De esta forma y acogiéndose a las propuestas de las comisiones ad-honorem designadas según el Decreto N° 797 del 24 de noviembre de 1971, se establece
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